Der erste Tag und der letzte Tag
Am ersten Arbeitstag sitzt die neue Kollegin vor einem Laptop ohne Zugänge. Und Monate nach dem Abschied eines Mitarbeiters funktioniert sein Postfach noch. Beides sehe ich in kleinen Betrieben häufig. Das eine kostet Zeit, das andere ist ein Sicherheitsrisiko.
Mit zwei kurzen Checklisten lässt sich beides vermeiden.
Onboarding: Vorbereitung vor dem ersten Tag
Etwa eine Woche vorher:
- Gerät bereitstellen: Laptop mit aktuellem System, Verschlüsselung, Virenschutz und den nötigen Programmen. Am besten über eine zentrale Geräteverwaltung, dann geht das fast automatisch.
- Konto anlegen: persönliche E-Mail-Adresse, Lizenz, Gruppen für Laufwerke und Teams.
- Rechte nach Rolle: Nur das, was für die Aufgabe nötig ist. Weitere Rechte später auf Anfrage.
- Telefon und Handy: Durchwahl, Firmenhandy oder Regeln für das private Gerät.
Onboarding: der erste Tag
- Anmeldung gemeinsam einrichten, inklusive MFA und Passwortmanager (so geht's)
- Kurze Einführung: Wo liegen Dateien, wie meldet man Probleme, wer ist Ansprechperson?
- Die wichtigsten Regeln zu Phishing und Datenschutz, 20 Minuten reichen
- Unterschrift unter IT-Richtlinie und gegebenenfalls Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Offboarding: der letzte Tag
Das ist der heiklere Teil. Am besten wird er am letzten Arbeitstag erledigt, bei Kündigungen im Streit sofort.
- Konto sperren, nicht sofort löschen. Postfach ggf. in ein freigegebenes Postfach umwandeln oder eine Abwesenheitsnotiz setzen.
- Alle Sitzungen abmelden und MFA-Geräte entfernen.
- Geteilte Passwörter ändern, die die Person kannte: WLAN, Social Media, Lieferantenportale.
- Geräte zurücknehmen: Laptop, Handy, Schlüssel, Token. Danach sicher zurücksetzen.
- Daten übergeben: wichtige Dateien aus dem persönlichen OneDrive oder Laufwerk sichern.
- Weiterleitungen prüfen: keine automatischen Weiterleitungen auf private Adressen.
- Lizenz freigeben, damit sie nicht weiter bezahlt wird.
Die vergessenen Zugänge
Am häufigsten bleiben Konten außerhalb der zentralen Verwaltung offen:
- Online-Banking und Zahlungsdienste
- Domain-, Hosting- und Website-Zugänge
- Social-Media-Konten der Firma
- Branchenportale und Lieferanten-Shops
- Testkonten bei Software-Anbietern
Führen Sie dafür eine einfache Liste, welche Person auf welche externen Dienste Zugriff hat. Ein Teams-Passwortmanager erledigt das nebenbei.
Aufbewahrung und Datenschutz
Postfächer und Dateien ausgeschiedener Mitarbeitender enthalten oft private Inhalte. Klären Sie vorab in einer Richtlinie, ob private Nutzung erlaubt ist, und legen Sie fest, wie lange Daten aufbewahrt werden. Geschäftliche Unterlagen mit Aufbewahrungspflichten gehören ohnehin in die zentrale Ablage, nicht ins persönliche Postfach.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Geräteverwaltung schon bei fünf Leuten? Oft ja. Ein neuer Laptop ist damit in kurzer Zeit einsatzbereit, und ein verlorenes Gerät lässt sich aus der Ferne sperren.
Wer ist zuständig? Am besten eine feste Person im Betrieb, die die Checklisten anstößt, und Ihr IT-Dienstleister für die technische Umsetzung.
Fazit
Zwei Checklisten, sauber geführt, sparen am ersten Tag Zeit und schließen am letzten Tag Lücken. Wenn Sie das für Ihr Team einrichten möchten, finden Sie unsere Leistungen unter Workplace & Microsoft 365.
