Kanzlei-IT: Vertraulichkeit ist Berufspflicht
In einer Kanzlei ist IT nicht nur Werkzeug. Mandantengeheimnis und Verschwiegenheitspflicht gelten auch für Rechner, Postfächer und Cloud-Dienste. Gleichzeitig läuft die Kommunikation mit Gerichten heute elektronisch über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Fällt die Technik aus, können Fristen in Gefahr geraten.
Dieser Beitrag ist ein praktischer Überblick, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) und Ihrer Kammer.
beA im Alltag zuverlässig betreiben
Seit 2022 müssen Anwältinnen und Anwälte Schriftsätze an Gerichte grundsätzlich elektronisch einreichen. Damit wird das beA zum kritischen System.
- Karten und Zertifikate im Blick: Ablaufdaten von beA-Karte und Softwarezertifikat notieren und rechtzeitig verlängern.
- Vertretung regeln: Mitarbeitende mit passenden Rechten ausstatten, damit Posteingänge auch bei Urlaub oder Krankheit gesehen werden.
- Ersatzweg planen: Für technische Störungen gibt es die Möglichkeit der Ersatzeinreichung mit Glaubhaftmachung. Halten Sie fest, wie das in Ihrer Kanzlei abläuft, und dokumentieren Sie Störungen sofort (Screenshot, Uhrzeit).
- Kanzleisoftware aktuell halten: Schnittstellen zum beA ändern sich, Updates der Kanzleisoftware daher zeitnah einspielen.
Zugänge und Rechte
- Persönliche Konten für alle, keine geteilten Logins
- Anmeldung in zwei Schritten (MFA) für E-Mail, Fernzugriff und Cloud-Dienste
- Rechte nach Mandat und Aufgabe vergeben, Referendare und Aushilfen nur befristet
- Beim Ausscheiden alle Zugänge am selben Tag sperren, siehe On- und Offboarding
E-Mail mit Mandanten
Unverschlüsselte E-Mail ist verbreitet, aber nicht immer angemessen. Sinnvoll ist eine abgestufte Praxis:
- Mit Mandanten klären, welcher Kommunikationsweg gewünscht ist, und das dokumentieren.
- Für sensible Unterlagen verschlüsselte Wege anbieten, etwa ein sicheres Mandantenportal oder verschlüsselte Dateien.
- Die eigene Domain gegen gefälschte Absender schützen, siehe SPF, DKIM und DMARC.
Cloud und Dienstleister
Anwälte dürfen Dienstleistern Zugang zu Mandantendaten gewähren, wenn diese sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 43e BRAO). Praktisch heißt das:
- Schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung von IT-Dienstleistern
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
- Rechenzentren in der EU bevorzugen und Zugriffe protokollieren
Datensicherung und Notfall
- Tägliche Sicherung von Kanzleisoftware und Akten
- Eine Kopie getrennt vom Kanzleinetz, eine verschlüsselt außer Haus
- Wiederherstellung regelmäßig testen
- Ein kurzer IT-Notfallplan mit Telefonnummern und Ersatzweg fürs beA
Kurz-Checkliste
Häufige Fragen
Darf ich Microsoft 365 in der Kanzlei nutzen? Viele Kanzleien tun das. Entscheidend sind die passende Konfiguration, Verträge mit dem Anbieter und eine Abwägung, welche Daten dort liegen. Sehen Sie sich dazu die Hinweise Ihrer Kammer an.
Wer kümmert sich um das beA, wenn es klemmt? Für die Karte und das Postfach ist die BRAK-Infrastruktur zuständig, für Ihre Rechner und die Kanzleisoftware Ihr IT-Dienstleister. Klären Sie die Grenze vorab.
Fazit
Kanzlei-IT braucht keine Großprojekte, sondern klare Zuständigkeiten, geschützte Zugänge und einen geübten Plan für Störungen. Mehr zu unserer Unterstützung finden Sie auf der Seite IT für Kanzleien.
