Die E-Rechnung kommt – Schritt für Schritt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das Versenden wird in zwei Stufen Pflicht. Viele kleine Betriebe haben das Thema bisher vor sich hergeschoben, weil die Fristen weit weg wirkten. Jetzt rücken sie näher.
Dieser Beitrag erklärt, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen gelten und wie Sie die Umstellung ohne großen Aufwand schaffen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Sprechen Sie die Details mit Ihrem Steuerbüro ab.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Software automatisch auslesen kann. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Die gängigen Formate in Deutschland:
- XRechnung: reines XML-Format, bekannt aus Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC WL): ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Menschen sehen ein normales PDF, Software liest die Daten.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür grundsätzlich aus.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung kommen. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
Empfang sauber regeln
- Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen, zum Beispiel rechnung@ihrefirma.de.
- Prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und lesbar darstellen kann. Eine XML-Datei allein kann man nicht einfach öffnen.
- Klären, wie die Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für E-Rechnungen, und das Original ist die XML-Datei.
Versand vorbereiten
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann. Viele gängige Programme können das bereits. Bei älteren Versionen braucht es ein Update.
- Stammdaten Ihrer Geschäftskunden vervollständigen. Manche Kunden verlangen eine Leitweg-ID oder eine Bestellnummer auf der Rechnung.
- Testrechnungen an einen Kunden oder an sich selbst schicken und mit einem Prüfprogramm (Validator) kontrollieren.
Typische Stolpersteine
- „Wir schicken doch schon PDFs“: Ein PDF ohne eingebettete Daten zählt ab den Stichtagen nicht mehr als ordnungsgemäße B2B-Rechnung.
- Archiv vergessen: Wer nur das angezeigte PDF speichert und die XML-Datei löscht, verliert das eigentliche Original.
- Spam-Filter: Rechnungen mit XML-Anhang landen manchmal im Spam. Prüfen Sie die Filterregeln für Ihre Rechnungsadresse.
- Zu spät anfangen: Softwarewechsel und Tests brauchen Zeit. Planen Sie mehrere Monate Vorlauf ein.
Häufige Fragen
Brauche ich eine neue Software? Nicht unbedingt. Oft reicht ein Update Ihres bestehenden Programms. Fragen Sie beim Hersteller nach.
Darf ich weiter PDF-Rechnungen schicken? Bis zu Ihrem Stichtag ja, mit Zustimmung des Empfängers. Danach im B2B-Bereich grundsätzlich nicht mehr.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden? Für sie gilt die Pflicht nicht. Sie dürfen Privatkunden weiter wie bisher Rechnungen schicken.
Fazit
Die E-Rechnung ist weniger ein IT-Projekt als eine Frage guter Abläufe: feste Eingangsadresse, eine Software, die die Formate kann, und ein sauberes Archiv. Wer jetzt anfängt, schafft die Umstellung ohne Druck. Wenn Sie Hilfe bei der technischen Seite brauchen, etwa bei Postfach, Archiv oder Microsoft 365, melden Sie sich gerne.
